1. Mae Cynulliad Cenedlaethol Cymru wedi mabwysiadu’r egwyddorion llywodraethu a’r darpariaethau ategol sy’n dilyn. Gyda’i gilydd fe’u bwriedir i helpu meithrin diwylliant o weithredu effeithiol yn y sefydliad yn gyfan, a hynny, yn ei dro, yn helpu’r broses o reoli risgiau busnes allweddol.
2. Mae’r egwyddorion a’r darpariaethau ategol yn gyson â Chod Llywodraethu Corfforaethol y Deyrnas Unedig a’r Cod Llywodraethu Da ar gyfer Gwasanaethau Cyhoeddus, a chânt eu defnyddio gyda’i gilydd i lywio gwaith y Comisiwn a’i staff.
3. Llywodraethu corfforaethol yw’r ffordd y bydd sefydliadau’n cael eu cyfarwyddo, eu rheoli a’u harwain. Mae’n diffinio perthynas a dosbarthiad hawliau a chyfrifoldebau ymhlith y rheini sy’n gweithio gyda’r sefydliad ac ynddo, mae’n penderfynu’r rheolau a’r gweithdrefnau ar gyfer pennu nodau’r sefydliad, ac y mae’n darparu’r dull i gyflwyno’r nodau hynny a monitro perfformiad. Yn bwysig iawn, mae’n diffinio pwy sydd â’r cyfrifoldeb drwy’r sefydliad i gyd.
4. Mae’r Comisiwn wedi ei sefydlu fel corff corfforaethol i ddarparu’r eiddo, y staff a’r gwasanaethau angenrheidiol at ddibenion y Cynulliad. Mae’r Cynulliad, a phobl Cymru y mae’n eu cynrychioli, felly yn rhanddeiliaid allweddol, ac y mae’n ddyletswydd ar y Comisiwn i ymgysylltu â hwy i sicrhau ei fod yn darparu’r safon gwasanaeth uchaf posibl.
5. Cyfrifoldeb y Comisiynwyr yw llywodraethu’r sefydliad ac maent yn atebol i’r Cynulliad. Mae cyfrifoldebau’r Comisiynwyr fel y “bwrdd llywodraethu” yn cynnwys pennu nodau strategol y sefydliad, darparu’r arweinyddiaeth i’w gweithredu, goruchwylio darparu’r nodau strategol hynny, a bod yn atebol i’r Cynulliad am eu stiwardio.
6. Mae’r Comisiynwyr yn gyfrifol ar y cyd am benderfyniadau, ac mae iddynt yr un statws mewn trafodaethau. Dylai’r Llywydd, y Comisiynwyr eraill a chynghorwyr annibynnol herio Comisiynwyr unigol os na fyddant:
· yn parchu herio adeiladol gan eraill;
· yn cefnogi’r cyfrifoldeb hwn dros gyflawni diben y sefydliad ar y cyd;
· yn gweithio gyda’i gilydd tuag at y canlyniadau a fwriedir ar gyfer y Cynulliad a phobol Cymru; ac
· i’w gweld yn gweithredu er lles y Cynulliad cyfan ac nid er lles y grŵp gwleidyddol y maent yn gysylltiedig ag ef yn unig.
7. Mae llywodraethu da yn ganolog i weithredu’r sefydliad yn effeithiol. Corfforaeth nad yw’n gwneud elw yw Comisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru, ond mae angen iddo weithredu fel busnes a hynny’n unol â phraeseptiau cydnabyddedig llywodraethu da:
· arweinyddiaeth – cyfleu gweledigaeth glir ar gyfer y sefydliad a rhoi eglurder am y ffordd y mae gweithgareddau’n cyfrannu at gyflawni’r weledigaeth hon, gan gynnwys gosod archwaeth am risg a rheoli risg;
· effeithiolrwydd - ymarfer ystod eang o brofiad perthnasol, gan gynnwys drwy gynnig heriau cadarn a chraffu ar berfformiad;
· atebolrwydd – hyrwyddo tryloywder drwy adrodd yn glir ac yn deg; a
· chynaliadwyedd – llunio barn synhwyrol hirdymor am yr hyn y mae’r sefydliad yn ceisio’i gyflawni a’r hyn y mae’n ei wneud i gyrraedd y man hwnnw.
· Dylai’r Comisiwn fod yn fwrdd effeithiol sy’n gyfrifol ar y cyd am lwyddiant y sefydliad yn y tymor hir, ac am lwyddiant y Cynulliad, felly, fel sefydliad sy’n gwasanaethu pobl Cymru.
· Rôl y Comisiwn yw darparu arweinyddiaeth y sefydliad o fewn fframwaith o reolyddion doeth ac effeithiol sy’n galluogi asesu risgiau a’u rheoli.
· Dylai’r Comisiwn bennu nodau strategol y sefydliad, sicrhau bod yr adnoddau ariannol a dynol yn bodoli er mwyn i’r sefydliad fodloni eu nodau ac i adolygu perfformiad rheolwyr.
· Dylai’r Comisiwn bennu gwerthoedd a safonau’r sefydliad a sicrhau bod ei rwymedigaethau i’r Cynulliad ac i eraill yn cael eu deall a’u cyflawni.
· Rhaid i Gomisiynwyr weithredu ar y cyd yn yr hyn a ystyriant i fod er lles gorau y Cynulliad, yn gyson ag unrhyw rwymedigaethau statudol.
· Dylai’r Comisiwn gwrdd yn ddigon rheolaidd i gyflawni ei ddyletswyddau’n effeithiol.
· Dylai’r adroddiad blynyddol gynnwys datganiad am y ffordd y mae’r Comisiwn yn gweithredu, gan gynnwys datganiad ar lefel uchel am y mathau o benderfyniadau sydd i’w gwneud gan y Comisiwn a pha rai sydd i gael eu dirprwyo i reolwyr. Dylai’r adroddiad blynyddol nodi nifer y cyfarfodydd gan y Comisiwn a phresenoldeb unigol gan Gomisiynwyr a’r cynghorwyr annibynnol.
· Dylid cael dosbarthiad clir o gyfrifoldebau’r Comisiwn a rheolwyr gweithredol busnes y sefydliad.
· Dylai’r dosbarthiad cyfrifoldebau rhwng y Comisiwn (a’r Llywydd fel ei Gadeirydd) a’r Prif Weithredwr gael ei sefydlu’n glir a’i gytuno.
· Mae’r Llywydd yn gyfrifol am arweinyddiaeth y Comisiwn ac am sicrhau ei fod yn effeithiol ym mhob agwedd ar ei swyddogaeth.
· Mae’r Llywydd yn gyfrifol am gytuno agenda’r Comisiwn ac am sicrhau bod digon o amser ar gyfer trafod pob eitem ar agenda, yn enwedig materion strategol. Dylai’r Llywydd hefyd feithrin diwylliant o fod yn agored ac o drafod gan hwyluso cyfraniad effeithiol gan gynghorwyr annibynnol a sicrhau cysylltiadau adeiladol.
· Dylai’r Llywydd hwyluso cyfathrebu’n effeithiol ag Aelodau’r Cynulliad a sicrhau bod hynny’n digwydd.
· Dylai cynghorwyr annibynnol herio’n adeiladol a helpu datblygu cynigion yn ymwneud â strategaeth.
· Dylai cynghorwyr annibynnol graffu ar berfformiad rheolwyr wrth gyflawni nodau ac amcanion wedi eu cytuno a monitro adrodd am berfformiad. Dylent gael eu bodloni bod gwybodaeth ariannol yn ddilys a bod rheolyddion systemau ariannol a systemau rheoli risg yn gadarn ac yn bosibl eu hamddiffyn.
· Pan fydd cynghorwyr annibynnol yn pryderu am faterion na ellir eu datrys ynglŷn â rhedeg y sefydliad neu am gamau y bwriedir eu cymryd, dylent sicrhau bod eu pryderon yn cael eu cofnodi yn y cofnodion. Wrth ymddiswyddo, dylai cynghorydd annibynnol ddarparu datganiad ysgrifenedig i’r Comisiwn os byddant yn pryderu felly.
· Dylai Comisiynwyr a chynghorwyr annibynnol allu neilltuo digon o amser i gyflawni eu dyletswyddau’n effeithiol.
· Dylai’r Comisiwn wneud trefniadau i werthuso ei effeithiolrwydd o bryd i’w gilydd. Dylai hyn o leiaf gynnwys adroddiad etifeddiaeth ar ddiwedd pob Cynulliad, i gynnwys enghreifftiau o arfer da a gwersi a ddysgwyd.
· Dylai Comisiynwyr a chynghorwyr annibynnol newydd gael cwrs cynefino priodol wrth eu penodi.
· Dylai uwch-reolwyr ddarparu’r adnoddau angenrheidiol ar gyfer datblygiad a hyfforddiant priodol y gall fod eu hangen ar Gomisiynydd neu gynghorydd annibynnol.
· Er mwyn gweithredu’n effeithiol, bydd angen i bob Comisiynydd a chynghorwr annibynnol gael gwybodaeth briodol am y sefydliad a gallu cael mynediad at ei weithrediadau a’i staff.
· Dylai’r Comisiwn gael gwybodaeth, mewn ffordd amserol, ar ffurf ac o safon briodol i’w alluogi i gyflawni ei ddyletswyddau.
· Mae’r Comisiwn a Gwasanaeth Cymorth yr Aelodau yn gyfrifol am sicrhau bod y Comisiynwyr yn cael gwybodaeth gywir, amserol a chlir.
· Mae cyfrifoldebau’r Comisiwn a Gwasanaeth Cymorth yr Aelodau’n cynnwys sicrhau bod gwybodaeth yn llifo’n dda o fewn y Comisiwn a rhwng uwch-reolwyr a chynghorwyr annibynnol, yn ogystal â hwyluso cynefino a chynorthwyo gyda datblygiadau a all fod yn angenrheidiol.
· Dan gyfarwyddyd y Prif Weithredwr, mae cyfrifoldebau’r Comisiwn a Gwasanaeth Cymorth yr Aelodau’n cynnwys:
· datblygu’r agenda ar gyfer cyfarfodydd y Comisiwn gyda’r Llywydd a chytuno’r agenda honno, gan sicrhau bod sylw’r Comisiwn yn cael ei dynnu at bob pob eitem berthnasol;
· sicrhau bod gwybodaeth yn llifo’n dda o fewn y Comisiwn a rhwng uwch-reolwyr, gan gynnwys:
· herio a sicrhau safon papurau a gwybodaeth;
· sicrhau bod Comisiynwyr yn cael papurau yn ôl amserlen wedi ei chytuno; a
· darparu cyngor a chymorth ar faterion llywodraethu a helpu gweithredu gwelliannau yn y strwythur a’r trefniadau llywodraethu;
· sicrhau bod y Comisiwn yn dilyn trefn briodol; a
· chofnodi penderfyniadau’r Comisiwn yn gywir a sicrhau mynd ar ôl materion i weithredu arnynt.
· Mae’r Comisiynwyr yn gyfrifol ac yn atebol i’r Cynulliad o ran cyflawni swyddogaethau statudol y Comisiwn. Mae ganddynt ddyletswydd i’r Cynulliad i roi cyfrif am holl bolisïau a phenderfyniadau’r sefydliad a chamau a gymerir ganddo, ac i gael eu dwyn i gyfrif am hynny.
· Y Prif Weithredwr yw Prif Swyddog Cyfrifo’r Comisiwn yn rhinwedd Adran 138 o Ddeddf 2006. Mae hi’n bersonol gyfrifol i’r Cynulliad ac yn atebol iddo am y drefniadaeth a’r safon rheolaeth yng Nghomisiwn y Cynulliad, gan gynnwys y ffordd y mae’n defnyddio arian cyhoeddus ac yn stiwardio’i asedion.
· Gall y Comisiynwyr drosglwyddo i Gomisiynydd unigol y cyfrifoldeb dros oruchwylio ystod wedi ei diffinio o waith trefniadol.
· Dylai dirprwyo swyddogaethau’r Comisiwn i’r Prif Weithredwr gael ei ddogfennu, a dylai osod allan yn glir unrhyw gymalau cadw.
· Mae dyletswyddau’r Prif Swyddog Cyfrifo wedi eu gosod allan mewn llythyr dynodi a roir gan y Trysorlys. Dylai hi sefydlu dosbarthiad clir o gyfrifoldebau ymhlith swyddogion a dogfennu hynny, ond bydd yn cadw cyfrifoldeb ac atebolrwydd personol cyffredinol i’r Cynulliad am:
· briodoldeb a rheoleidd-dra;
· gweinyddu doeth a darbodus;
· osgoi gwastraff a gormodedd;
· sicrhau gwerth am arian, wedi ei farnu ar gyfer bloc Cymru ac yn fwy eang ar gyfer y Trysorlys yn gyfan gwbl, nid yn unig ar gyfer Comisiwn y Cynulliad;
· defnyddio adnoddau sydd ar gael yn effeithlon ac yn effeithiol; a
· threfniadaeth, staffio a rheolaeth Comisiwn y Cynulliad.
· Os caiff y Prif Swyddog Cyfrifo gyfarwyddyd gan y Comisiwn, neu gan y Llywydd yn gweithredu ar ei ran, i gymryd camau penodol y mae’n credu eu bod yn groes i’w chyfrifoldebau personol hi, rhaid iddi ofyn am gyfarwyddyd ysgrifenedig gan y Comisiwn. Ni chaiff ddibynnu ar gofnod gan y Comisiwn yn lle chyfarwyddyd ysgrifenedig ffurfiol. Caiff cyfarwyddiadau felly eu hanfon at yr Archwilydd Cyffredinol, a fydd fel rheol yn tynnu sylw’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus at y mater.
· Dylai pob cyfarwyddyd a fyddai’n destun datgelu cyhoeddus o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, pe bai cais priodol yn cael ei wneud, gael ei ddatgelu yn y datganiad llywodraethu sy’n rhan o’r cyfrifon blynyddol am y cyfnod pan roddwyd y cyfarwyddyd.
· Dylai’r Comisiwn a’r Prif Weithredwr sicrhau bod yna drefniadau effeithiol ar gyfer Comisiwn y Cynulliad ar gyfer llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol.
· Dylai’r Prif Weithredwr arwain ar y “datganiad llywodraethu” a’i oruchwylio ar gyfer ei gyhoeddi gyda’i gyfrifon adnoddau bob blwyddyn.
· Dylai’r Prif Weithredwr fod yn sicr bod y system a’r gweithdrefnau rheoli risg yn y sefydliad a’i reolaeth fewnol yn effeithiol. Dylai roi arweiniad clir ar yr archwaeth am risg a ddymunir ar gyfer y sefydliad, a sicrhau:
· bod yna fframwaith priodol o reolaethau doeth ac effeithiol, fel y gall risgiau gael eu hasesu, eu rheoli a’u cymryd yn ddoeth;
· bod yna atebolrwydd clir ar gyfer rheoli risg; a
· bod gan swyddogion y sgiliau a’r arweiniad priodol i gyflawni’n effeithiol ac yn effeithlon y rolau sydd wedi eu rhoi iddynt.
· Dylai’r Comisiwn a’r Prif Swyddog Archwilio gael cymorth:
· Pwyllgor Archwilio, dan gadeiryddiaeth cynghorydd mewnol sydd â phrofiad addas; a
· gwasanaeth archwilio mewnol yn gweithredu yn ôl Safonau Archwilio Mewnol y Llywodraeth.
· Dylai’r Pennaeth Archwilio Mewnol o bryd i’w gilydd gael ei wahodd i ddod i gyfarfodydd uwch-reolwyr, lle bydd materion yn cael eu trafod yn ymwneud â llywodraethu, rheoli risg neu reolaeth.
· Dylai’r Comisiwn a’r Prif Swyddog Cyfrifo gael cymorth Pwyllgor Archwilio, yn cynnwys o leiaf dri chynghorydd annibynnol. Dylai o leiaf un, ond o ddewis ragor, o aelodau’r pwyllgor hwn feddu ar brofiad ariannol diweddar a pherthnasol.
· Rôl i’r Comisiwn ac uwch-reolwyr yw cynghori ar risgiau allweddol. Fodd bynnag, dylai’r Pwyllgor Archwilio gynorthwyo’r rôl hon.
· Ni ddylai fod gan y Pwyllgor Archwilio gyfrifoldebau gweithredol na bod yn gyfrifol am wneud dim penderfyniadau na’u hardystio. Dylai ofalu ei fod yn dal yn annibynnol. Dylai’r Pwyllgor gael ei sefydlu’n unol â Llawlyfr Pwyllgor Archwilio’r Trysorlys a gweithredu fel hynny.
· Caiff y datganiad llywodraethu blynyddol ei gyhoeddi gyda’r cyfrifon adnoddau bob blwyddyn. Wrth ei baratoi, dylai’r Prif Swyddog Cyfrifo asesu’r risgiau sy’n wynebu’r sefydliad a sicrhau bod ei systemau rheoli risg a’i reolaeth fewnol yn effeithiol. Fel rheol, y Pwyllgor Archwilio ddylai arwain yr asesiad hwn.
· Dylai cylch gwaith y Pwyllgor Archwilio, gan gynnwys ei rôl a’r awdurdod a dirprwyir iddo gan y Comisiwn, fod ar gael yn gyhoeddus. Dylai’r Pwyllgor gyflwyno adroddiad blynyddol i’r Comisiwn, a hwnnw yn ei dro yn cyflwyno adroddiad blynyddol ar waith y Pwyllgor i’r Cynulliad.
· Dylai lefelau tâl fod yn ddigonol i ddenu, cadw ac ysgogi uwch-reolwyr o’r safon sy’n ofynnol i redeg y sefydliad gan roi sylw i faterion ehangach yn ymwneud â chyflog a thâl yn y sector cyhoeddus.
· Dylid cael gweithdrefn ffurfiol a thryloyw ar gyfer datblygu polisi ar dâl swyddogion gweithredol ac ar gyfer pennu pecynnau tâl y Prif Weithredwr a’r cyfarwyddwyr. Ni ddylai unrhyw un unigolyn fod yn ymwneud â phenderfynu ei dâl ei hun.
· Dylai’r Comisiwn benodi Pwyllgor Taliadau yn cynnwys o leiaf dri chynghorwr annibynnol i roi cyngor ar dâl.
· Lle bydd uwch-reolwyr yn ymwneud â chynghori neu gynorthwyo’r Pwyllgor Taliadau, dylid bod yn ofalus i gydnabod gwrthdaro buddiannau ac i’w hosgoi.
· Dylai’r Pwyllgor Taliadau sicrhau bod ei gylch gwaith ar gael, gan esbonio’i rôl. Lle bydd cynghorwyr taliadau’n cael eu penodi, dylid darparu datganiad i ddweud a oes ganddynt unrhyw gysylltiad arall â’r sefydliad.
· Dylai’r Comisiwn a’r Prif Weithredwr sefydlu deialog reolaidd ag Aelodau’r Cynulliad ar y sail bod dealltwriaeth o’r nodau gan y naill ochr a’r llall.
· Dylai’r Prif Weithredwr a’r Llywydd sicrhau bod y Comisiynwyr a’r cynghorwyr annibynnol i gyd yn ymwybodol o faterion a phryderon o bwys gan Aelodau’r Cynulliad.
· Dylai’r Llywydd a’r Prif Weithredwr sicrhau bod barn Aelodau’r Cynulliad yn cael ei chyfleu i’r Comisiwn cyfan.
· Dylai’r Comisiwn a Gwasanaeth Cymorth yr Aelodau sefydlu cyfathrebu ag Aelodau’r Cynulliad drwy amrywiol ddulliau er mwyn sicrhau eu bod yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am drafodaethau’r Comisiwn, ac er mwyn iddynt glywed am unrhyw bryderon a materion a all fod gan yr Aelodau a delio â hwy.
· Dylai’r Comisiwn nodi yn yr adroddiad blynyddol y camau y maent wedi eu cymryd i sicrhau bod y Comisiynwyr yn datblygu dealltwriaeth o farn yr Aelodau am y sefydliad, er enghraifft, drwy gyswllt uniongyrchol wyneb-yn-wyneb ac arolygon barn.